Organiser un grand événement, qu’il soit privé ou public, n’est pas une mince affaire. Cela requiert de grandes capacités d’organisation, mais aussi de logistique, de gestion de la main d’œuvre, mais aussi d’approvisionnement et d’aménagements des lieux, tant au niveau esthétique que fonctionnel. Dans ce type de situation chaque détail compte, et s’inclut dans les rouages d’une mécanique complexe. Cette dernière peut très vite se dérégler, voire s’écrouler comme une file de dominos, dès lors qu’un imprévu vient gripper la machine et troubler tout le reste des opérations. C’est pourquoi il faut au maximum faire preuve d’anticipation, notamment sur le plan des équipements, afin de pouvoir se concentrer plus sereinement sur le bon déroulement des festivités. Passage en revue de ces équipements et des nouvelles innovations ou nouveautés dont vous aurez très certainement besoin et font partie de notre « starter pack  » qui servira à toutes les occasions.

Avec quel mobilier s’équiper en priorité ?

Fournir aux convives des places assises confortables et de quoi s’attabler est la première chose qui vient logiquement à l’esprit de tout organisateur. Dites adieu aux chaises pliantes dont la praticité est rendue obsolète par les nouveaux modèles de chaise coque qui les surpassent sur tous les points. En effet, ces dernières sont très légères, faciles à empiler, à transporter et à stocker, surtout, contrairement aux modèles pliants vecteurs de blessures et de coincement de doigts fréquents, elles réduisent sensiblement tout risque de blessures lors de leur manipulation. Au niveau du design, on en trouve dans toutes les couleurs et déclinées en formes variées, des modèles les plus fonctionnels aux plus élégants, pouvant s’intégrer facilement dans une ambiance, et ce, sans sacrifier à l’ergonomie ni au confort. Miser sur un mobilier au design élégant survivra mieux à l’obsolescence esthétique qui frappe très vite les modèles d’entrée de gamme et gardera une valeur marchande si vous souhaitez le revendre et renouveler votre stock dans le futur. 

On peut aussi opter pour des bancs qui sont très pratiques pour les grandes tablées, pour optimiser de la place dans les points de passage, mais aussi pour l’ambiance de camaraderie et de festin qu’ils évoquent. Ils se prêtent plus aux matières brutes et durables comme le bois, bien qu’ils existent aussi dans des matériaux plus légers et transportables. Ils sont plus encombrants et moins manipulables que des chaises coque de dernière génération, mais ont encore toute leur utilité dans certaines situations.

Les accessoires : un gain de temps, d’ergonomie et de sécurité

Représentant un cout négligeable, dont l’amortissement est amplifié par le gain de temps, de sécurité et de praticité qu’ils apportent, se procurer des attaches pour ses chaises coques est un incontournable. En les solidarisant, on peut les déplacer empilées très facilement sans crainte d’accident, elles permettent aussi de se préserver des maraudeurs opportunistes qui auraient des velléités de larcin facile. Pour plus de polyvalence, on se munira d’accoudoirs amovibles pour ajouter une touche de confort ou des tablettes écritoire, bien pratiques pour les conférences et formations. Pour faciliter l’organisation de rangs serrés ou aux espacements réguliers, et ainsi optimiser au maximum le temps et l’espace disponible, miser sur des barres de rangées, disponibles pour les modèles de chaises rigides et pliantes.

Ces éléments permettent de valoriser vos équipements au maximum, et vous permet de faire beaucoup de choses différentes avec des moyens proportionnés, sans avoir à se ruiner avec des équipements spécifiques encombrant d’autant notre espace de stockage et de logistique. Il faut ensuite songer à la protection de notre mobilier, qui devra souvent être installé  en avance et rester plusieurs heures à la merci des éléments, l’acidité de la pluie et les agressions du soleil étant délétères pour leur préservation. Il est également fastidieux  et chronophage d’avoir à nettoyer et sécher des chaises ou des tablées une deuxième fois juste avant le coup de feu. Ainsi, on optera pour des housses de protection, ici aussi les fabricants ont fait preuve de créativité en proposant des modèles au large choix tant chromatique que de tissus. Tout ces petits plus vous feront gagner en flexibilité, et donc en compétitivité si vous êtes un professionnel de l’événementiel, tout en améliorant le confort de travail qui vous permettra de conserver et d’attirer les meilleurs éléments dans votre équipe.

Les abris démontables

Les barnums et pergolas sont très utiles pour abriter les convives lors des événements ayant lieu en plein air ou pour étendre la zone d’accueil si les bâtiments n’y suffisent pas. Il existe des modèles adaptés à l’accueil du public, et d’autres spécialement pensés pour abriter des véhicules, biens pratiques pour créer des stationnements temporaires ou semi-permanents. Par sécurité, on peut prévoir quelques outils de lestage supplémentaires en cas de grand vent. Si vous devez mettre en place un contrôle des mesures sanitaires, des cloisons en plexiglas amovibles pour votre point de contrôle, mais aussi des distributeurs de gel trouveront leur place sur votre liste de courses. En cas de jauge d’accueil limite de public, des bornes de comptages vous libéreront d’avoir à assigner du personnel à cette tache et éviteront toute confusion en comptabilisant en temps réel les entrées comme les sorties de votre lieu d’accueil. En d’autres mots, tout le monde y gagne : votre temps, vos finances, vos collaborateurs et surtout votre public.

Vous l’aurez compris, avoir un stock de base de ces équipements fondamentaux, qui serviront en toutes circonstances lors d’une grande occasion ou événement accueillant du public, vous évitera bien des locations onéreuses de dernière minute. Vous les utiliserez souvent et les garderez longtemps si vous misez sur la qualité, tant au sur le point esthétique que fonctionnel. Certains des accessoires que nous avons évoqués vous aideront également à les préserver des dégradations et seront vecteurs de plus de praticité et d’ergonomie, tant pour les usagers que pour ceux qui les manipulent. Vous pourrez ainsi gagner du temps et de l’argent et vous consacrer pleinement au cœur de l’organisation et à la gestion de vos prestataires et tout ce qui améliorera l’accueil du public que vous attendez.